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Event Relations

»Optimale Messeplanung – perfektes Ausstellermanagement:

Exhibitor Relations im Einsatz bei der DLG Service GmbH«

 

Seit 130 Jahren setzt sich die Deutsche Landwirtschafts-Gesellschaft, kurz DLG, für den Fortschritt der Agrarwirtschaft ein – unabhängig und gemeinnützig. Die Tochtergesellschaft DLG Service GmbH organisiert dafür Ausstellungen und Messen, die zu den wichtigsten Treffen der Branche zählen und ein internationales Fachpublikum anziehen.

Mit der AgriTechnica organisiert die DLG die weltweit größte Messe für landtechnische Innovationen. Mehr als 450.000 Besucher und knapp 3.000 Aussteller kamen 2017 nach Hannover.

Eine Lösung für über 350 Anforderungen

Um im Messegeschäft zukunftsfähig zu bleiben, musste sich die DLG Service GmbH neu aufstellen. Zur Organisation der Messen arbeiteten die 50 Mitarbeiter der DLG-Tochtergesellschaft mit einer veralteten Organisationssoftware, die wenig Transparenz über Buchungen und Kundendaten bot. Ein intelligentes CRM-System fehlte gänzlich.

Die DLG Service GmbH suchte nach einer ganzheitlichen Lösung, die gleichermaßen Messe-Organisation und Kundenservice verbindet. Neben einer vereinfachten Online-Anmeldung für Aussteller galt es insbesondere, Schnittstellen zur CAD-Software für die Messehallenpläne sowie zu anderen, deutschen und internationalen DLG-Tochtergesellschaften zu integrieren.

Nach intensiver Prüfung von Anbietern und Lösungen entschied sich die DLG Service GmbH für Microsoft und den Partner Anywhere.24. Ausschlaggebend waren das Preis-Leistungsverhältnis, die nahtlose Integration der neuen Lösung in die vorhandene Microsoft-Umgebung und die Erfahrungen im Messebereich von Anywhere.24.

Video: Optimale Messeplanung mit Microsoft Dynamics 365 bei der DLG Service GmbH

 

Gutes Feedback für vereinfachte Abläufe

Neben Microsoft Dynamics 365 und Dynamics NAV implementierte die DLG Service GmbH die Lösung Exhibitor Relations. Pünktlich zur letzten AgriTechnica ging das neue Setup live – und es bewährte sich sofort: „Unsere Abläufe haben sich enorm verbessert. Das Anmeldeverfahren für die Aussteller ist viel moderner und einfacher, wofür wir durchweg gutes Feedback von unseren Kunden erhalten. Wir können zudem Prozesse besser definieren und selbstständig Workflows erstellen. So automatisieren wir wiederkehrende Prozesse und werden ständig effektiver. Auch die Teamintegration ist super, jetzt haben alle Mitarbeiter Zugriff auf aktuelle Daten,“ sagt Jens Kremer, stellv. Geschäftsführer, DLG Service GmbH.

Microsoft Dynamics 365 und Dynamics NAV bündeln damit sämtliche Ausstellerdaten der verschiedenen DLG-Messen für die interne Organisation. Zugleich liefern sie alle relevanten Daten an die Online-Serviceportale, die den Ausstellern einen Einblick auf die Buchungen geben – wie in einem Online-Shop. Auf Papier eingeschickte Anmeldungen gehören der Vergangenheit ein.

Neue Marketing-Optionen nutzen

Im nächsten Schritt sollen auch die neun ausländischen DLG-Tochtergesellschaften für ihre Messeplanungen von der neuen Lösung profitieren. Außerdem ist die Anbindung eines externen Ticketing-Systems geplant, um das Einlassmanagement zu verbessern und sowohl Aussteller- als auch Besucherdaten zu verbinden. Mit dem neuen 360°-Blick sollen anschließend die Dynamics-CRM-Funktionen voll ausgespielt werden – vom Lead-Tracking über Marketing zur Kundenbindung bis zu Crossselling-Angeboten für verschiedene Messen.

„Mit unserem Microsoft Dynamics-Setup sind wir weit vorn. Wir können heute Prozesse besser definieren und selbstständig Workflows erstellen. So automatisieren wir wiederkehrende Prozesse und werden ständig effektiver.

Jens Kremer: Stellv. Geschäftsführer, DLG Service GmbH

Vorteile für die DLG Service GmbH

 

  • Ausstellerportal: Dank der Erfassung umfangreicher Auftragsdaten durch den Kunden selbst reduziert sich der Eingabe- und Prüfungsaufwand für die Sachbearbeiter
  • Ein zentrales System verringert den Aufwand für die Messeabwicklung
  • Bessere Planungsgrundlage durch frühzeitiges Erkennung fehlender Daten bzw. Früherkennung von Planungsdefiziten
  • Weniger manuelle Arbeiten durch Automatisierung mit Workflows
  • Hohe Transparenz durch zentrale Sichtweise auf alle Daten der Kunden und Messestände (360°-Sicht)
  • Kunden erhalten früher eine fundierte Datengrundlage für die Planung & Abwicklung ihrer Veranstaltung

Event Relations Features im Überblick

Event Relations

  • Planung und Organisation von Veranstaltungen
  • Stammdatenmanagement auf Basis des Multirollen-Datenmodells (Aussteller, Besucher, VIP’s, Servicepartner etc.)
  • Projektmanagement
  • Analysen, Kennzahlen und BI
  • Teilnehmer- und Besuchermanagement
  • 1:1-Kommunikation
  • Dokumentenmanagement
  • Fullservice-Lösung für Messe- und Eventveranstalter
  • Ausstellermanagement, Besuchermanagement, Ticketing, Kongress-/Seminarmanagement u.v.m.
  • Vollumfängliche 360°-Sicht auf alle Daten und Prozesse
  • Zukunftsweisende IT Technologie auf Basis der Dynamics 365-Plattform
  • Self-Service-Portale für Besucher, Aussteller und Servicepartner
  • FKM-Zertifizierte Lösung

Dynamics 365 xRM-Plattform

  • Microsoft cloudbasierte Plattformarchitektur
  • CRM mit kompletter Outlook-Integration
  • Marketing Tools
  • Business Intelligence
  • Predictive Analytics
  • Dynamische Angebotserstellung
  • Online skalierbar
  • Intuitive Microsoft Office-Bedienoberfläche
  • Umfangreiche Such- und Analyse-Tools
  • Microsoft Office Export-Funktionen
  • Schnittstellen zu Fremdsystemen

Ihr Ansprechpartner
für weitere Informationen

Dietmar Schweda

Tel.: +49 (89) 800 849 – 139